Weitere Informationen

Ein paar Informationen, die das Arbeiten erleichtern

• Wenn Datumsangaben eingegeben werden oder zu diesen aufgefordert wird, bitte die Formatierung tt.mm.jjjj einhalten (05.03.2016).
• Optionen mit festen Vorgaben, wie z.B. Aufgabenkreis, Behindertenstatus, Abrechnungsparameter etc. bitte immer an der vorgesehenen Stelle hinterlegen bzw. auswählen. Nur so kann der kBetreuungsManager automatisiert auf die Daten zurückgreifen.
• Bei den einzelnen Tabellen können Sie mittels rechter Maustaste das Kontext-Menü öffnen, worüber Sie die Bearbeitungsoptionen für die Tabelle oder dem ausgewählten Datensatz angezeigt bekommen.

Das integrierte Adressbuch bietet folgende Vorteile

• Wiederkehrende Adressen für mehrere Klienten müssen nur einmal hinterlegt werden. Nutzen Sie dafür im Kontext-Menü die Option „Hinzufügen aus Adressbuch“ bei den entsprechenden Tabellen.
• Adressänderungen werden nur an einer Stelle gepflegt.
• Bei Anschreiben, Anträgen etc. kann automatisch auf diese Adressen zurückgegriffen werden.

Sichere Datenhaltung

Als rechtlicher Betreuer sind Sie angehalten die DSVGO einzuhalten. Daten dürfen nicht an unberechtigte Personen gelangen. Sobald Sie Daten z.B. auf DropBox, bei Google Diensten, Apple iCloud, MSN etc. hochladen, verstoßen Sie ggf. gegen dieses Gesetz, wenn diese Anbieter nicht nach dem DSVGO handeln.

Backup und Datensicherung

Ein Backup der Datenbank wird mit jedem Programmstart erstellt und wenn Löschungen an der Datenbank vorgenommen werden. Die Backup-Dateien befinden sich im Verzeichnis /Daten/Backup.

Diese Backup-Dateien werden automatisch verwaltet und bitte keine Dateien manuell löschen. Backup-Datenbanken, die älter als 3 Monate sind, werden automatisch vom kBetreuungsManager gelöscht.

Datensicherung: Das gesamte Verzeichnis /kBetreuungsManager inkl. der Unterverzeichnisse sind regelmäßig auf einem anderen Medium zu sichern. Auch die Lizenzdatei, die Ihnen per E-Mail zugesandt wurde, ist auf sicheren Medien abzulegen. Dazu gibt es auf dem Markt gute Backup- lösungen.

Das Konzept vom kBetreuungsManager ist so ausgelegt, dass das Programm nicht „fest“ installiert wird sondern als „portable Version“ ausgelegt wurde. Somit lässt sich das Programm auch von einem USB Stick oder Netzwerklaufwerk betreiben. Zu beachten ist nur, dass das Speichermedium mit dem kBetreuungsManager immer von dem Rechner aus betrieben wird, für den auch der Lizenz-Key ausgestellt wurde. Auch sollte berücksichtigt werden, dass das Medium nicht zu langsam im Datenzugriff ist. Langsame Festplatten, USB Sticks oder auch Netzwerklaufwerke können das Arbeiten mit dem kBetreuungsManager negativ beeinflussen. Das Thema Datensicherheit ist bei mobilen Datenträger zu beachten.

Navigationshilfen im kBetreuungsManager

• Die einzelnen Tabellen und Felder lassen sich mit der Maussteuerung auswählen und innerhalb einer Tabelle können Sie die Felder in der Regel mit Pfeil-Tasten (hoch/runter) selektieren (bei macOS auch mit der TAB Taste).
• Innerhalb einer Tabelle wird mittels Auswahl einer Zeile und dem Kontextmenü (Auswahl einer Zeile + rechte Maustaste) weitere entsprechende Funktionen angeboten.
• Sollte der kBetreuungsManager fehlerhafte Eingaben erkennen, dann werden diese „rot“ markiert. Das kann z.B. beim Geburtsdatum, Geldbeträgen usw. der Fall sein.
• Beim „Aktenschrank“ können per „drag-and-drop“ einfach Dateien reingezogen oder rausgezogen werden. Wenn Sie z.B. einen Brief schreiben, sollten Sie vorher einen themenbezogenen Aktenorder anlegen und diesen Brief dort speichern. Somit haben Sie die Korrespondenz innerhalb des kBetreuungsManager entsprechend im Zugriff. Dokument im Aktenorder lassen sich per Doppelklick öffnen.
• Diese Dateien finden Sie im Dateimanager Apple „Finder“ oder Windows „Arbeitsplatz“ auch unter \kBetreuungsManager\Daten\Klienten\Dokumente\ wieder. Diese Verzeichnisstruktur darf nicht geändert werden! Gegenfalls können Sie sich ein Alias auf das Verzeichnis „\kBetreuungsManager\Daten\Klienten\Dokumente\“ legen, damit Sie dieses besser im Zugriff haben.
• Die Datumsfelder sind wichtig für die automatische Benachrichtigung. Im kBetreuungsManager läuft ein Agent mit, der auf wichtige Termin hinweist.
• Wie wird gespeichert? Wenn nicht extra im entsprechenden Fenster ein Button „Schliessen“ oder „Sichern“ vorhanden ist, werden alle Daten unmittelbar nach der Eintragung gespeichert. Eine Funktion „Rückgängig machen“ ist derzeit noch nicht implementiert. Dafür wird aber mit jedem Programmstart bzw. auch bei Änderungen automatisch eine Backup-Kopie der Datenbank erstellt, die sich mit manuellen Eingriffen wieder aktivieren lässt.
• Wichtig: Beenden Sie das Programm nur in der Toolbar mit „Beenden“ oder über das Menü „Ablage/Beenden“, ansonsten kann es zu Datenverlust kommen.
• Sie sollten sicherheitshalber regelmäßige Backups ihrer Daten erstellen, damit der Datenverlust beim Ausfall der Festplatte oder Rechners möglichst gering ist. Auf dem Markt gibt es gute und preisgünstige Lösungen, mit denen Sie z.B. eine private Cloud im Büro erstellen können.
• Sind Klienten im kBetreuungsManager angelegt und Sie wollen einen Klienten bearbeiten oder Informationen zu diesem einsehen, müssen Sie oben links in der Tabelle den entsprechenden Klienten auswählen, dann stehen alle Tabellen und Daten zur Verfügung.